商務(wù)會(huì)議是一種商業(yè)性很強(qiáng)的會(huì)議，參加會(huì)議的人包括公司的法定代表人或高級管理人員，因此商務(wù)會(huì)議對會(huì)議環(huán)境的要求非常高。那么，對于這樣一項(xiàng)重要的業(yè)務(wù)，會(huì)議策劃應(yīng)該做些什么呢?它的詳細(xì)過程是什么?

　　1.會(huì)議的準(zhǔn)備。

　　會(huì)議策劃的業(yè)務(wù)計(jì)劃要盡快決定，一個(gè)優(yōu)負(fù)責(zé)的團(tuán)隊(duì)會(huì)把業(yè)務(wù)會(huì)議中所有需要準(zhǔn)備的具體事項(xiàng)做一個(gè)完整的清單，從場地的選擇到食宿交通都能清晰的體現(xiàn)出來。只有在會(huì)前認(rèn)真準(zhǔn)備，才能保證會(huì)議的完整。

　　2.會(huì)議時(shí)間通知。

　　商務(wù)會(huì)議的時(shí)間一般由主辦方?jīng)Q定，所以會(huì)議時(shí)間確定后，要及時(shí)通知參加會(huì)議的公司和個(gè)人，通過發(fā)送邀請函的方式。邀請函要反映商務(wù)會(huì)議的主題，受邀者的信息也要寫清楚，要仔細(xì)核對，防止出錯(cuò)。

　　3.安排會(huì)議地點(diǎn)。

　　是會(huì)議的重要背景環(huán)境，在安排會(huì)議時(shí)一定要盡量減少出錯(cuò)的可能性。確保會(huì)議所有必要設(shè)備的正常使用，包括攝像機(jī)、電腦、投影儀等。為參會(huì)人員準(zhǔn)備的茶水和茶點(diǎn)，以及會(huì)議桌旁美化環(huán)境的鮮花，都要精心安排，在商務(wù)會(huì)議策劃方案中要詳細(xì)體現(xiàn)。

　　4.安排會(huì)議接待。

　　由于參加商務(wù)會(huì)議的會(huì)員有時(shí)來自外部，安排舒適的住宿環(huán)境和便利的交通至關(guān)重要。而且為參加會(huì)議的會(huì)員提供班車服務(wù)，也能在很大程度上避免因交通問題造成的會(huì)議延誤。會(huì)議期間，接待人員要時(shí)刻保持緊張，以應(yīng)對隨時(shí)可能發(fā)生的突發(fā)情況，盡可能將不利影響降到低。