與主承辦商洽談場(chǎng)館租賃合作，立項(xiàng)咨詢。

　　1、主辦方立項(xiàng)咨詢：了解主辦方展覽的主題、時(shí)間、地點(diǎn)、展覽面積等基本信息。

　　2、現(xiàn)場(chǎng)考場(chǎng)：現(xiàn)場(chǎng)各項(xiàng)技術(shù)參數(shù)是否符合辦展需要。

　　第二，簽訂場(chǎng)館租賃協(xié)議

　　1、確定租賃合同、場(chǎng)地租賃面積、時(shí)間、定金支付方式、尾款結(jié)算方式等。

　　2、相關(guān)程序的審批和申報(bào)。辦理工商、消防、公安、稅務(wù)等批準(zhǔn)文件(見具體活動(dòng)規(guī)模、

　　進(jìn)一步溝通酒店銷售)。主承辦單位自主辦理，展廳協(xié)助。展覽前一個(gè)月完成批準(zhǔn)(國(guó)家

　　際展必備)、消防、治安手續(xù)等批準(zhǔn)文件(如廣告、餐飲審批)在展覽前20天完成。

　　第三，場(chǎng)館服務(wù)支持

　　1、展覽館服務(wù)團(tuán)隊(duì)與主承辦單位團(tuán)隊(duì)溝通實(shí)施展覽綜合服務(wù)方案

　　展廳運(yùn)營(yíng)部:展位位置圖、展位主場(chǎng)建設(shè)方案、展品儲(chǔ)存、展品報(bào)關(guān)運(yùn)輸方案、商業(yè)

　　務(wù)方案等。

　　展覽館后勤部：電力、水、氣連接、空調(diào)、網(wǎng)絡(luò)、電梯、懸掛、清潔等。

　　清潔部：清潔衛(wèi)生計(jì)劃等

　　安全部：展會(huì)安全方案證書審查

　　會(huì)議餐飲部：餐飲計(jì)劃會(huì)議計(jì)劃

　　2、會(huì)場(chǎng)管理：展覽、展覽、撤展、結(jié)算

　　展覽前一周與主辦方召開會(huì)前會(huì)議，確認(rèn)方案，詳細(xì)說明方案內(nèi)容，檢查工作準(zhǔn)備情況，

　　做好服務(wù)。開展和撤展期間詳細(xì)、周密地安排工作內(nèi)容，按照之前確認(rèn)的方案，各模塊按部就班地做好服務(wù)工作。會(huì)同主辦單位、安保部進(jìn)行消防檢查、現(xiàn)場(chǎng)檢查、展區(qū)用電安全檢查，管理現(xiàn)場(chǎng)人流、物流、交通流量維護(hù)秩序，處理各類突發(fā)事件。根據(jù)退出計(jì)劃，注意現(xiàn)場(chǎng)安全退出情況，清理現(xiàn)場(chǎng)，聯(lián)系現(xiàn)場(chǎng)宴會(huì)銷售部門，領(lǐng)取門條，3-5個(gè)工作日退還展覽押金。和客戶一起清算尾款。

　　活動(dòng)申請(qǐng)報(bào)批總結(jié)：

　　一般大型商業(yè)活動(dòng)人數(shù)在500人以上，場(chǎng)館在五星級(jí)酒店或場(chǎng)館，活動(dòng)需要舞臺(tái)建設(shè)、安全、媒體等。這就要求活動(dòng)的組織者有很強(qiáng)的綜合公關(guān)能力。首先，承辦活動(dòng)的活動(dòng)公司要有資格報(bào)批活動(dòng)，對(duì)整個(gè)活動(dòng)報(bào)批流程要非常熟悉?；顒?dòng)備案過程中有很多不知名的陷阱，比如500人以上的大型活動(dòng)，邀請(qǐng)外國(guó)嘉賓，三個(gè)以上國(guó)籍。法律規(guī)定的活動(dòng)屬性是國(guó)際活動(dòng)的屬性，所以這類活動(dòng)需要在半年前提交。