隨著文化市場的逐漸繁榮，以及營銷、公關(guān)等市場手段的不斷豐富和創(chuàng)新，越來越多的企業(yè)使用以舉辦大型活動為形式的營銷措施，市場前沿的媒體也不例外。主題活動已經(jīng)成為各種報紙甚至新聞網(wǎng)站擴(kuò)大品牌影響力、增加廣告收入、培養(yǎng)忠實讀者、提高競爭力的有力手段。在這些大型活動的背后，許多組織者和主辦方遭受了經(jīng)驗和管理上的不足，導(dǎo)致了超強(qiáng)的體力和精神壓力，以及各種突發(fā)事件帶來的財務(wù)預(yù)算超支和經(jīng)濟(jì)損失。作為一個大型活動，筆者組織了一個簡介紹，參與了整體活動。

　　一，前期計劃

　　根據(jù)項目管理理論，大型活動是一項有目的、有計劃、有步驟地組織許多人參與的社會協(xié)調(diào)活動。具有鮮明的目的性、周密的計劃性、廣泛的社會傳播性、嚴(yán)格的可操作性和經(jīng)濟(jì)社會效益。

　　為了保證大型活動的實施，前期周密的計劃是不可或缺的重要保障。在舉辦時尚文化節(jié)之前，新報社反復(fù)論證了整個活動的計劃，從活動資金的籌集到舞臺裝修需要多少盒圖釘?shù)木难芯?，建立了一個完整的計劃。一開始很多同志認(rèn)為反復(fù)論證是多余的，認(rèn)為是紙上談兵。他們應(yīng)該在手邊改進(jìn)，不要在冗長的會議上浪費(fèi)時間和空談。現(xiàn)在看來，10天的時間，幾百場演出，幾萬觀眾的時尚文化節(jié)已經(jīng)完全準(zhǔn)備好了，任何一場演出都沒有成功。

　　1、提出活動設(shè)想，明確活動的性質(zhì)、目的和任務(wù)。

　　2、按照活動的設(shè)想，提出活動的初步計劃，對活動的內(nèi)容、規(guī)模進(jìn)行初步擬定，對活動的地點和參與人數(shù)進(jìn)行初步確定。

　　3、根據(jù)活動的初步計劃，選擇活動地點，并根據(jù)場地的實際情況，確定場地布置。

　　4、對參加活動的人選和選擇方法，按照初步的活動計劃進(jìn)行初步確定。

　　5、考慮輔助人員的數(shù)量和來源。

　　6、確定以上內(nèi)容后，根據(jù)活動場所的布局要求、活動內(nèi)容的安排、活動規(guī)模、活動時間和參與人數(shù)，制定更詳細(xì)的活動資金預(yù)算。

　　7、充分論證和修改初步活動的計劃，制定終的活動計劃和活動計劃，并撰寫活動計劃。該計劃的內(nèi)容包括:活動的性質(zhì)、目的和任務(wù)、活動的規(guī)模和參與者的數(shù)量、活動的日期、內(nèi)容、時間和程序的安排、活動的地點和現(xiàn)場安排、活動的物流輔助人員的選擇和安排、活動主持人的候選人、禮儀、活動資金的預(yù)算和分配、活動的交通和住宿安排等。

　　第二，活動準(zhǔn)備

　　大型活動涉及面廣，需要準(zhǔn)備的材料和事項多，活動的準(zhǔn)備難度大，是整個活動成功的關(guān)鍵。一屆貴州時尚文化節(jié)的核心內(nèi)容是16個項目的時尚競賽和一個時尚文藝晚會，其中16個項目對場地、道具、燈光音響有不同的要求。攀巖、網(wǎng)球、自行車攀爬等很多項目的比賽也需要專業(yè)的場地和道具。因此，整個活動的準(zhǔn)備涉及面很廣，有很多事情需要聯(lián)系和準(zhǔn)備。考慮到自己的經(jīng)驗不足，我們在前期準(zhǔn)備了一個合適的時間，以便做好準(zhǔn)備。

　　(一)、辦理審批手續(xù)

　　這是很多媒體活動組織者容易忽視的問題。我們在舉辦時尚大賽之初，并沒有考慮到活動需要相關(guān)部門的審批。我們曾經(jīng)被相關(guān)部門追究責(zé)任，幾乎陷入僵局。幸運(yùn)的是，報紙的總編輯及時介入，危機(jī)公關(guān)才能順利進(jìn)行。

　　根據(jù)《中華人民共和國行政許可法》，從事特定活動的公民、法人或者其他組織，需要依法取得行政許可的，應(yīng)當(dāng)向行政機(jī)關(guān)申請活動策劃，經(jīng)有關(guān)部門批準(zhǔn)后方可實施。對于媒體舉辦的常見大型活動，文化廳(局)主要需要報批。、體育局、公安、消防、環(huán)衛(wèi)四個部門也可能出現(xiàn)其他申報行政機(jī)關(guān)，但通常機(jī)會較少。具體來說，在辦理活動審批手續(xù)時，要特別注意準(zhǔn)備活動場所的平面示意圖和活動安全工作方案。根據(jù)經(jīng)驗，在舉辦活動之前，一定要考慮很多方面，咨詢很多方面，尤其是活動中有特殊內(nèi)容的時候，一定要提前征得相關(guān)部門的同意，避免不必要的麻煩。

　　(二)、聯(lián)系網(wǎng)站，確定合作伙伴，簽訂相關(guān)合同。