預(yù)訂年會(huì)場(chǎng)地需要考慮哪些因素

2018年，年會(huì)活動(dòng)高峰期已經(jīng)來(lái)到，你是不是還在為怎么選擇年會(huì)場(chǎng)地發(fā)愁?選大了太鋪張，老板不高興，選小了太小氣，員工不滿意;豪華點(diǎn)的怕開(kāi)銷大，便宜點(diǎn)的怕服務(wù)差……怎樣才能面面俱到?其實(shí)選擇年會(huì)場(chǎng)地還是有一定的規(guī)律可循的。 選擇年會(huì)舉辦地的主要考慮因素 根據(jù)國(guó)外的相關(guān)調(diào)研發(fā)現(xiàn)，會(huì)議策劃者選擇會(huì)議舉辦地時(shí)主要考慮的因素包括: (1)會(huì)議室的數(shù)量、大小和質(zhì)量。 (2)可商議的食品、飲料和房?jī)r(jià)。 (3)食品服務(wù)質(zhì)量。 (4)睡房的數(shù)量、大小和質(zhì)量。 (5)會(huì)議支持的服務(wù)和設(shè)備。 (6)結(jié)賬程序的效率。 除此之外，在地點(diǎn)的選擇上還會(huì)考慮當(dāng)?shù)氐闹伟矤顩r、會(huì)議地點(diǎn)到機(jī)場(chǎng)的道路情況等。

    根據(jù)調(diào)查，美國(guó)的會(huì)議策劃者傾向于將會(huì)議安排在城中酒店、郊區(qū)酒店、風(fēng)景區(qū)、機(jī)場(chǎng)酒店以及會(huì)議中心等。選擇城中酒店可以賦予參會(huì)者更多的機(jī)會(huì)參觀博物館、影劇院以及購(gòu)物;而郊區(qū)酒店和風(fēng)景區(qū)則為與會(huì)者提供了一個(gè)安靜、休閑、平和的世外桃源;機(jī)場(chǎng)酒店則適合那些快節(jié)奏的、比較緊急的會(huì)議類型;大型的會(huì)議則比較適合在中心城市的會(huì)議中心舉辦，因?yàn)橐话愕臅?huì)議中心不提供客房，因此參會(huì)者須被安排在附近的酒店住宿。 會(huì)議場(chǎng)所應(yīng)當(dāng)“因會(huì)而異” 我國(guó)的會(huì)議策劃者則較多地選擇風(fēng)景區(qū)作為會(huì)議舉辦地，如海南的三亞、云南的昆明、山東的青島、四川的九寨溝、安徽的黃山等。也有很大一部分的會(huì)議會(huì)安排在大都市。

    那么國(guó)內(nèi)的會(huì)議策劃者選擇會(huì)議舉辦地的考慮因素有哪些呢? 

1.考慮會(huì)議類型 一般來(lái)說(shuō)，大型會(huì)議會(huì)選擇在大都市舉辦，主要是便于安排食宿;舉辦培訓(xùn)活動(dòng)的較佳環(huán)境是專業(yè)培訓(xùn)中心或旅游勝地的培訓(xùn)點(diǎn)，在這里通常能提供專門服務(wù)人員和設(shè)施;研究和開(kāi)發(fā)會(huì)議需要有利于沉思默想、靈感涌現(xiàn)的環(huán)境，因此需要比較安靜的場(chǎng)所，一般選擇郊區(qū)酒店為多;企業(yè)經(jīng)銷商年會(huì)或其他性質(zhì)的年會(huì)，其會(huì)議地點(diǎn)一般將根據(jù)會(huì)員的品位選擇一些風(fēng)景名勝區(qū);而一些重大的獎(jiǎng)勵(lì)、表彰會(huì)議則會(huì)選擇有較高知名度的會(huì)場(chǎng)舉行(如人民大會(huì)堂)，以顯示其非凡的意義。 

2.考慮舉辦地的知名度 如果仔細(xì)觀察和分析可以發(fā)現(xiàn)，國(guó)內(nèi)選擇頻率高的會(huì)議舉辦地往往是知名度高的旅游地或都市，這與國(guó)內(nèi)參會(huì)者的個(gè)體行為有關(guān)。國(guó)內(nèi)的參會(huì)者費(fèi)用一般由所在單位支付，他們可以通過(guò)參會(huì)獲得免費(fèi)旅游的機(jī)會(huì)，因此在選擇上會(huì)更加趨向于知名度較高的旅游地或都市。很多年會(huì)之所以每年在不同的地方舉辦，就是為了滿足會(huì)員們的旅游需要。

3.考慮預(yù)算 會(huì)議通?？梢苑譃闋I(yíng)利性和非營(yíng)利性兩類，營(yíng)利性會(huì)議是指通過(guò)會(huì)議的舉辦，主辦方直接從會(huì)議中獲取一定的利潤(rùn);非營(yíng)利性會(huì)議則不以會(huì)議贏利作為直接目的，如政府會(huì)議、專業(yè)學(xué)術(shù)會(huì)議、經(jīng)銷商會(huì)議等。

    對(duì)于非營(yíng)利性會(huì)議，會(huì)議策劃者將在會(huì)議主辦方的總體預(yù)算的基礎(chǔ)上進(jìn)行項(xiàng)目預(yù)算分解，確定會(huì)議項(xiàng)目的內(nèi)容，然后決定與預(yù)算相當(dāng)?shù)呐e辦地。營(yíng)利性會(huì)議的策劃者則要充分考慮潛在參會(huì)人員的可接受費(fèi)用預(yù)算，并據(jù)此選擇合適的會(huì)議舉辦地。